Bevor ein Mensch Ihren Lebenslauf sieht, entscheidet eine Software, ob Sie qualifiziert sind.
Bewerbermanagementsysteme (ATS) – auf Deutsch auch als Bewerbermanagement-Software bekannt – scannen, parsen und bewerten Lebensläufe, bevor sie Recruiter erreichen. Wenn Ihre Formatierung das System verwirrt, spielen Ihre Qualifikationen keine Rolle – Sie werden automatisch abgelehnt.
Der Lebensläufe
Werden vom ATS abgelehnt, bevor ein Mensch sie sieht
Source: Jobscan Research, 2024
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie Ihren Lebenslauf formatieren, damit er das ATS-Screening passiert und auf dem Schreibtisch eines echten Recruiters landet.
ATS-freundliche Grundlagen
- Layout: Einspaltiges Format bevorzugt, einfache Struktur
- Schriften: Standard-Schriften (Arial, Calibri, Times New Roman)
- Abschnitte: Übliche Überschriften (Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse)
- Dateityp: PDF (modernes ATS) oder Word (.docx)
- Grafiken: Keine – ATS kann Bilder nicht lesen
- Keywords: Sprache der Stellenanzeige spiegeln
- Foto: In Deutschland erwartet, aber ATS-unsichtbar
Was ist ein Bewerbermanagementsystem und warum ist es wichtig?
Ein Bewerbermanagementsystem (englisch: Applicant Tracking System, ATS) ist Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Bewerbungen unterstützt. Es übernimmt mehrere Aufgaben:
- 1
Parst Ihren Lebenslauf
Extrahiert Text und organisiert ihn in Felder (Name, E-Mail, Berufserfahrung, Kenntnisse)
- 2
Sucht nach Keywords
Gleicht Ihren Lebenslauf mit den Stellenanforderungen ab
- 3
Bewertet Kandidaten
Gibt eine Punktzahl für die Übereinstimmung mit der Position
- 4
Filtert Bewerbungen
Markiert Kandidaten, die Mindestkriterien erfüllen
Gängige ATS-Systeme in Deutschland
| ATS-Name | Verbreitung | Bekannt für |
|---|---|---|
| Personio | Marktführer DE | Deutsche KMUs und Mittelstand |
| SAP SuccessFactors | Sehr hoch | DAX-Konzerne |
| Softgarden | Hoch | Mittelständische Unternehmen |
| d.vinci | Hoch | Öffentlicher Sektor, Mittelstand |
| coveto | Mittel | KMUs |
| Workday | Hoch | Internationale Konzerne |
| Greenhouse | Mittel | Tech-Unternehmen |
Das Parsing-Problem
Jedes ATS parst Lebensläufe unterschiedlich. Was in Personio perfekt funktioniert, kann SAP SuccessFactors verwirren. Der sicherste Ansatz ist universell kompatible Formatierung.
Das Bewerbungsfoto: Deutsche Besonderheit
In Deutschland ist ein professionelles Bewerbungsfoto kulturell erwartet – anders als in den USA oder Großbritannien.
Foto-Paradox
Das Bewerbungsfoto ist für deutsche Arbeitgeber wichtig, aber ATS-Systeme können Bilder nicht lesen. Platzieren Sie Ihr Foto so, dass es keine wichtigen Textinformationen verdeckt.
Foto-Empfehlungen
| Richtig ✅ | Falsch ❌ |
|---|---|
| Professionelles Porträtfoto | Urlaubsfoto oder Selfie |
| Neutraler Hintergrund | Ablenkender Hintergrund |
| Rechts oben im Lebenslauf | Über wichtigem Text |
| Aktuelles Foto (max. 2 Jahre alt) | Veraltetes Foto |
| Freundlicher, professioneller Ausdruck | Übertriebenes Lächeln oder ernster Blick |
Die ATS-freundliche Lebenslauf-Struktur
Optimales Layout für deutsche Lebensläufe
┌─────────────────────────────────────────┐ │ [FOTO] IHR NAME │ │ Kontaktdaten │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ PERSÖNLICHE DATEN │ │ Geburtsdatum | Staatsangehörigkeit │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ BERUFSERFAHRUNG │ │ Position | Unternehmen | Zeitraum │ │ • Leistung mit Ergebnis │ │ • Leistung mit Ergebnis │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ AUSBILDUNG │ │ Abschluss, Institution, Jahr │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ KENNTNISSE │ │ Fachkenntnisse, Software, Sprachen │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ SPRACHEN │ │ Deutsch (Muttersprache), Englisch (C1) │ └─────────────────────────────────────────┘
Abschnittsüberschriften, die ATS erkennt
Verwenden Sie deutsche Standard-Überschriften:
| ATS-freundlich ✅ | Kann Probleme verursachen ❌ |
|---|---|
| Berufserfahrung | Meine berufliche Reise |
| Ausbildung | Akademischer Werdegang |
| Kenntnisse | Was ich kann |
| Sprachen | Kommunikationsfähigkeiten |
| Persönliche Daten | Über mich |
| Weiterbildung | Lebenslanges Lernen |
Europass: Warum Sie ihn vermeiden sollten
Europass-Warnung
Für Bewerbungen bei deutschen Unternehmen ist der Europass-Lebenslauf nicht empfohlen. Deutsche Arbeitgeber bevorzugen individuelle, branchenspezifische Lebensläufe.
Gründe gegen Europass
Nachteile des Europass
- Zu standardisiert – zeigt keine Individualität
- Unpersönlich und bürokratisch wirkend
- Nicht an deutsche Erwartungen angepasst
- Schwer an spezifische Branchen anzupassen
- Signalisiert mangelnde Anpassungsfähigkeit
Ausnahme: Europass kann sinnvoll sein für EU-Institutionen oder internationale Organisationen, die explizit danach fragen.
Schriftwahl für ATS
Bleiben Sie bei Standard-Schriften:
| Sichere Schriften ✅ | Riskante Schriften ⚠️ | Vermeiden ❌ |
|---|---|---|
| Arial | Georgia | Heruntergeladene Schriften |
| Calibri | Verdana | Dekorative Schriften |
| Times New Roman | Tahoma | Script-Schriften |
| Helvetica | Garamond | Sehr dünne Schriften |
| Cambria | Book Antiqua | Icon-Schriften |
Schriftgrößen-Empfehlungen
| Element | Empfohlene Größe |
|---|---|
| Name | 14-16pt |
| Abschnittsüberschriften | 11-12pt (fett) |
| Fließtext | 10-11pt |
| Kontaktdaten | 10-11pt |
Dateiformat: PDF vs. Word
| Word (.docx) | |
|---|---|
| Formatierung bleibt erhalten | Kann auf anderen Systemen anders aussehen |
| Modernes ATS verarbeitet gut (ab 2020) | Alle ATS-Systeme akzeptieren es |
| Kann nicht versehentlich bearbeitet werden | Recruiter können Notizen hinzufügen |
| Universell lesbar | Kann auf Mac vs PC anders aussehen |
Beste Vorgehensweise
- 1
Stellenanzeige prüfen
Wenn ein Format angegeben ist, nutzen Sie dieses
- 2
Ohne Angabe
PDF ist für moderne Systeme generell sicher
- 3
Ältere Unternehmen oder Behörden
Word könnte bevorzugt werden
- 4
Beide Versionen bereithalten
Erstellen Sie PDF und Word-Versionen Ihres Lebenslaufs
PDF-Erstellung
Speichern Sie als PDF direkt aus Word oder Google Docs, statt einen PDF-Drucker zu verwenden. Dies erhält die Textauswählbarkeit, was dem ATS-Parsing hilft.
Formatierungsregeln für ATS
Richtig machen
ATS-freundliche Formatierung
- Standard-Aufzählungszeichen verwenden (•, -, oder ▪)
- Gesamten Text linksbündig ausrichten
- Klare Abschnittstrennungen verwenden
- Seitenränder zwischen 1,5 und 2,5 cm halten
- Datumsformat konsistent halten (MM.JJJJ oder Monat JJJJ)
- Kontaktdaten im Haupttext, nicht in der Kopfzeile
- Einfache Linienformatierung (keine Rahmen oder Boxen)
- Abkürzungen mindestens einmal ausschreiben
Vermeiden
Diese Formatierungen vermeiden
- Kopf- und Fußzeilen (ATS überspringt diese oft)
- Tabellen für Layout (kann Inhaltsreihenfolge durcheinanderbringen)
- Textboxen (Inhalt kann ignoriert werden)
- Grafiken, Logos oder Icons (für ATS unsichtbar)
- Mehrere Spalten (kann Textordnung verwirren)
- Ungewöhnliche Zeichen oder Symbole
- Farbige Hintergründe oder Schattierungen
- Eingebettete Diagramme oder Bilder
Kontaktinformationen: Wo platzieren?
ATS-Systeme suchen Kontaktinformationen in bestimmten Formaten:
Optimales Kontaktformat für Deutschland
Max Mustermann max.mustermann@email.de | +49 171 1234567 | linkedin.com/in/maxmustermann | München
Was aufnehmen
| Element | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Oben, größere Schrift | Max Mustermann |
| Professionelle Adresse | max.mustermann@email.de | |
| Telefon | Mit Ländervorwahl | +49 171 1234567 |
| Benutzerdefinierte URL | linkedin.com/in/maxmustermann | |
| Profil-URL | xing.com/profile/MaxMustermann | |
| Standort | Stadt | München |
Was NICHT aufnehmen (im Kontaktbereich)
Im Kontaktbereich weglassen
- Vollständige Adresse (Datenschutz, nicht nötig)
- Mehrere Telefonnummern
- Unprofessionelle E-Mail-Adressen
- Private Social-Media-Profile
- Geburtsdatum im Kontaktbereich (gehört zu Persönliche Daten)
Keywords: Das Herzstück des ATS-Matchings
ATS-Systeme gleichen Ihren Lebenslauf mit Stellenbeschreibungen anhand von Keywords ab. Fehlende Keywords = niedrige Übereinstimmung = Ablehnung.
Keyword-Strategie für Deutschland
In Deutschland sollten Sie Keywords zweisprachig betrachten:
- 1
Sprache der Stellenanzeige analysieren
Ist sie auf Deutsch oder Englisch? Nutzen Sie dieselbe Sprache für Keywords
- 2
Fachbegriffe einbeziehen
Projektmanagement, Vertrieb, Controlling, Qualitätssicherung
- 3
Englische Tech-Begriffe
In der IT-Branche: Python, Agile, Scrum, DevOps (nicht übersetzen)
- 4
Zertifizierungen
IHK-Abschluss, TÜV-Zertifizierung, Six Sigma, SAP-Kenntnisse
- 5
Branchenspezifische Tools
SAP, DATEV, Microsoft Dynamics, Salesforce
Zweisprachige Keywords
Bei internationalen Unternehmen in Deutschland: Verwenden Sie sowohl den deutschen als auch den englischen Begriff, wenn die Stellenanzeige zweisprachig ist. Z.B. "Projektmanagement (Project Management)" oder "Vertrieb/Sales".
Kenntnisse-Abschnitt: ATS-Optimierung
Ihr Kenntnisse-Abschnitt ist der optimale Platz für Keyword-Matching.
Optimales Kenntnisse-Format
Einfache kommagetrennte Liste (ATS-kompatibelste):
KENNTNISSE Fachkenntnisse: Projektmanagement, Controlling, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung IT-Kenntnisse: SAP, MS Office (Excel, PowerPoint), Salesforce, Tableau Soft Skills: Teamführung, Präsentationen, Kundenberatung
Oder kategorisierte Liste:
KENNTNISSE Finanzen: Controlling, Budgetplanung, Forecasting, Kostenrechnung Software: SAP FI/CO, DATEV, Excel (VBA), Power BI Methoden: Six Sigma, Lean Management, Agile, PRINCE2
Sprachen-Abschnitt: Wichtig für deutsche Arbeitgeber
Sprachen sind für deutsche Arbeitgeber oft entscheidend:
Empfohlenes Format mit GER-Niveaustufen
SPRACHEN Deutsch: Muttersprache Englisch: Verhandlungssicher (C1) Französisch: Gute Kenntnisse (B2) Spanisch: Grundkenntnisse (A2)
GER-Niveaustufen
Nutzen Sie den Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER/CEFR): A1-A2 (Grundkenntnisse), B1-B2 (Gute Kenntnisse), C1-C2 (Fließend/Verhandlungssicher). Dies ist in Deutschland Standard.
Häufige ATS-Formatierungsfehler
Fehler 1: Kreative Layouts und Grafiken
| Was Sie sehen | Was ATS sieht |
|---|---|
| Schöner Infografik-Lebenslauf | Leere Seite oder Zeichensalat |
| Skill-Balken für Kompetenzlevel | Nichts (Bilder sind unsichtbar) |
| Icon-verzierte Kontaktdaten | Fehlende Kontaktinformationen |
| Zweispaltiges Layout mit Seitenleiste | Durcheinander geworfener Text |
Fehler 2: Tabellen für Layout
Tabellen können dazu führen, dass ATS Inhalte in falscher Reihenfolge liest:
Was Sie beabsichtigt haben:
Marketing Manager Acme GmbH 03.2020-heute
Was ATS möglicherweise liest:
Marketing Manager 03.2020-heute Acme GmbH
Fehler 3: Nicht-Standard Aufzählungszeichen
| Sicher ✅ | Riskant ⚠️ |
|---|---|
| • (Standard-Punkt) | → (Pfeil) |
| - (Bindestrich) | ✓ (Häkchen) |
| ▪ (kleines Quadrat) | ★ (Stern) |
Fehler 4: Wichtige Infos in Kopf-/Fußzeilen
Kritische Warnung
Viele ATS-Systeme ignorieren Kopf- und Fußzeilen komplett. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden möglicherweise nie erfasst, wenn sie dort stehen. Platzieren Sie wesentliche Informationen immer im Hauptdokument.
ATS-Systeme testen: Ihren Lebenslauf prüfen
Methode 1: Der Kopieren-Einfügen-Test
- Öffnen Sie Ihr PDF
- Alles auswählen (Strg+A / Cmd+A)
- In einen Texteditor einfügen (Notepad, TextEdit)
- Prüfen Sie, ob der Inhalt lesbar und in korrekter Reihenfolge ist
Wenn der Text durcheinander, falsch geordnet oder unvollständig ist, hat ATS dasselbe Problem.
Methode 2: Der Word-Konvertierungstest
- Laden Sie Ihr PDF in Google Drive hoch
- Öffnen Sie es mit Google Docs
- Prüfen Sie, ob die Formatierung korrekt übersetzt wurde
Erheblicher Formatierungsverlust deutet auf ATS-Kompatibilitätsprobleme hin.
Testen Sie Ihren Lebenslauf kostenlos
Unser ATS-Scanner prüft Formatierung, Keywords und Kompatibilität – und zeigt genau, was ein ATS sieht.
Lebenslauf testenJobportale in Deutschland
Nutzen Sie diese Plattformen für Ihre Bewerbungen:
| Plattform | Besonderheit |
|---|---|
| StepStone | Größtes deutsches Jobportal, viele ATS-integrierte Stellenanzeigen |
| Deutschsprachiges Business-Netzwerk, wichtig für DACH-Region | |
| Indeed.de | Internationale Reichweite mit lokalen Stellen |
| Wichtig für internationale Unternehmen in Deutschland | |
| Arbeitsagentur | Öffentlicher Dienst und KMUs |
| Glassdoor | Gehaltsinformationen und Bewertungen |
Xing nicht vergessen
Anders als in anderen Ländern ist Xing in Deutschland, Österreich und der Schweiz stark verbreitet. Pflegen Sie Ihr Xing-Profil parallel zu LinkedIn.
ATS-freundliche Lebenslauf-Vorlage
Hier eine komplette Vorlage, optimiert für deutsche ATS-Systeme:
MAX MUSTERMANN max.mustermann@email.de | +49 171 1234567 | linkedin.com/in/maxmustermann | München PERSÖNLICHE DATEN Geburtsdatum: 15.03.1990 Staatsangehörigkeit: Deutsch BERUFSPROFIL Erfahrener Marketing Manager mit 7+ Jahren Erfahrung im B2B-Marketing. Nachweisliche Erfolge in der Lead-Generierung mit 150%+ Pipeline-Zielerreichung. Expertise in Demand Generation, Content Marketing und Marketing Automation. BERUFSERFAHRUNG Senior Marketing Manager Acme GmbH | München | Januar 2021 - heute • Entwicklung der Demand-Generation-Strategie mit 5M€+ Pipeline im ersten Jahr • Verantwortung für 1,2M€ jährliches Marketing-Budget mit 3,5x ROI • Aufbau und Führung eines Teams von 4 Marketing-Spezialisten • Implementierung von HubSpot Marketing Automation mit 40% Verbesserung der Lead-Scoring-Genauigkeit Marketing Manager StartupCo GmbH | Frankfurt | März 2018 - Dezember 2020 • Entwicklung eines Content-Marketing-Programms mit 200% Steigerung des organischen Traffics • Erstellung von E-Mail-Nurture-Kampagnen mit 35% Öffnungsrate und 8% Klickrate • Einführung einer Account-Based-Marketing-Initiative für 50 Enterprise-Kunden • Zusammenarbeit mit dem Vertrieb zur Reduzierung der Lead-Reaktionszeit von 24 auf 2 Stunden Marketing Coordinator Tech AG | Frankfurt | Juni 2016 - Februar 2018 • Koordination von 20+ Marketing-Kampagnen jährlich • Social-Media-Management mit 150% Wachstum der LinkedIn-Follower • Unterstützung des Event-Marketings für jährliche Konferenz (500+ Teilnehmer) AUSBILDUNG Bachelor of Science in Betriebswirtschaftslehre Goethe-Universität Frankfurt | 2016 Schwerpunkt: Marketing und Kommunikation KENNTNISSE Marketing: Demand Generation, Content Marketing, ABM, E-Mail-Marketing, SEO/SEM Tools: HubSpot, Marketo, Salesforce, Google Analytics, Tableau, Asana Technisch: SQL (Grundkenntnisse), HTML/CSS, A/B Testing, Marketing Attribution SPRACHEN Deutsch: Muttersprache Englisch: Verhandlungssicher (C1) Französisch: Gute Kenntnisse (B2) WEITERBILDUNG Google Analytics Zertifizierung | 2023 HubSpot Inbound Marketing Zertifizierung | 2022
Abschließende ATS-Checkliste
Vor dem Absenden
- Standard-Schriften verwendet (Arial, Calibri, Times New Roman)
- Kontaktdaten im Dokumentkörper, nicht in Kopf-/Fußzeile
- Abschnittsüberschriften sind konventionell (Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse)
- Keine Grafiken, Bilder oder Icons (außer Bewerbungsfoto)
- Keine Tabellen für Layoutzwecke
- Nur Standard-Aufzählungszeichen
- Datei als .pdf oder .docx gespeichert (gemäß Anleitung)
- Dateiname ist professionell (Nachname_Vorname_Lebenslauf.pdf)
- Datumsformat konsistent (MM.JJJJ)
- Keywords aus Stellenbeschreibung enthalten
- Kopieren-Einfügen-Test zeigt korrekte Textordnung
- Seitenränder zwischen 1,5 und 2,5 cm
- Bewerbungsfoto platziert (für deutsche Bewerbungen)
Fazit
Bewerbermanagementsysteme versuchen nicht, Sie abzulehnen – sie versuchen, die besten Übereinstimmungen für offene Positionen zu finden. Aber sie sind unvollkommene Maschinen, die Hilfe brauchen, um Ihre Qualifikationen zu verstehen.
Indem Sie ATS-freundliche Formatierungsregeln befolgen, entfernen Sie künstliche Barrieren zwischen Ihren Qualifikationen und den Menschen, die sie sehen müssen.
Das Ziel ist nicht nur, das ATS zu "schlagen". Es ist, Ihre Qualifikationen klar zu präsentieren, damit sowohl Maschinen als auch Menschen Sie fair bewerten können.
ATS-optimierten Lebenslauf erstellen
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Kostenlos startenWeiterführende Ressourcen
- •Lebenslauf-Optimierung Guide— Komplette ATS-Optimierung
- •ATS Keywords nach Branche— Branchenspezifische Keywords
- •PDF vs Word für ATS— Dateiformate im Vergleich
- •Lebenslauf-Editor— ATS-optimierten Lebenslauf erstellen
- •Keyword-Scanner— Keyword-Match prüfen
Frequently Asked Questions
Was ist ein ATS-freundliches Lebenslauf-Format?
Ein ATS-freundlicher Lebenslauf verwendet Standard-Formatierung, die Bewerbermanagementsysteme korrekt parsen können: einfache Layouts, übliche Abschnittsüberschriften, gängige Schriften und keine Grafiken oder komplexen Tabellen. Ziel ist, dass das System Ihre Informationen korrekt extrahiert.
Nutzen alle deutschen Unternehmen ATS-Systeme?
Etwa 70% der großen deutschen Unternehmen und 20% der KMUs nutzen Bewerbermanagementsysteme. Bei Bewerbungen über Jobportale sollten Sie von ATS ausgehen. Bei direkter E-Mail-Bewerbung ist ATS-Formatierung weniger kritisch, aber trotzdem sicherer.
Soll ich ein Bewerbungsfoto einfügen?
In Deutschland ist ein professionelles Bewerbungsfoto kulturell erwartet und empfohlen. Wichtig: Das ATS kann Fotos nicht lesen – platzieren Sie es so, dass wichtige Textinformationen nicht verdeckt werden.
Sollte ich mein Lebenslauf als PDF oder Word einreichen?
Prüfen Sie die Stellenanzeige. Wenn kein Format angegeben ist, ist PDF für moderne ATS-Systeme (ab 2020) generell sicher. Manche ältere Systeme bevorzugen Word (.docx). Halten Sie am besten beide Versionen bereit.
Soll ich Europass für deutsche Bewerbungen nutzen?
Nein, für deutsche Arbeitgeber ist ein individueller Lebenslauf empfohlen. Europass gilt als zu standardisiert und unpersönlich. Nutzen Sie stattdessen ein professionelles, branchenspezifisches Format.
